L’arte della « to do list »

Organization

La “to do list” consiste nello scrivere la lista delle azioni da svolgere durante il giorno al fine di visualizzare il lavoro da svolgere … Permette di spuntare i compiti svolti via via per dare la sensazione  del lavoro svolto! Tuttavia, di fronte a un elenco troppo lungo o mal organizzato … Chi vorrebbe affrontare i propri compiti? In effetti, una “to do list” può anche avere un effetto controproducente. Per evitarlo, ecco alcuni suggerimenti!

1 / Scrivi una breve “to do list”

La tentazione, quando si inizia a scrivere la propria “to do list” … È ovviamente scrivere TUTTO! Dai compiti importanti ai compiti più piccoli, che, accumulati uno accanto all’altro, richiedono molto tempo … Il primo consiglio che potremmo darti è di non sovraccaricare il tuo elenco di compiti. In effetti, potresti essere frustrato se non finissi tutto alla fine della giornata. Prendi l’abitudine di scrivere una o due missioni importanti. In seguito scrivere le attività meno importanti. Visualizza la tua giornata come un vaso : prima inserirai le pietre grandi (i compiti importanti), poi quelle più piccole verranno per “tappare lo spazio vuoto” del tuo vaso (i compiti meno importanti).

2 / Prendi ispirazione dalla matrice Eisenhower

Cos’è la matrice di Eisenhower? È uno strumento progettato da Dwight David Eisenhower, 34 ° presidente degli Stati Uniti. E’ partito dal principio che “ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”. Si tratta di una semplice tabella a doppia entrata, divisa in 4 zone:

  • Zona importante e urgente: questi sono i compiti essenziali, che richiedono attenzione e concentrazione. Dobbiamo iniziare trattando questi compiti,
  • Zona importante ma non urgente: è necessario completare queste attività prima che scadano. Non devi realizzarle adesso, ma devi anticiparle,
  • Area non importante ma urgente: se possibile, è meglio delegare questi compiti. Altrimenti, queste attività dovrebbero essere eseguite rapidamente, se la tua “to do list” lo consente (ad esempio se l’area “Importante e urgente” è vuota in questo momento),
  • zona Né importante né urgente: questi compiti possono essere posticipati (sì, in questo caso puoi rimandare!) o addirittura cancellati dalla tua to do list. Probabilmente sono senza valore aggiunto.

Grazie a questa classificazione, sarai in grado di organizzare più facilmente la tua “to do list”. I compiti dell’area “Importante e urgente” saranno i primi da effettuare nella tua giornata! Se crei la tua agenda personalizzata sul nostro sito Quo Vadis Factory, puoi aggiungere questa matrice alla tua agenda!

3 / “To do list” cartacea o digitale: usa lo strumento con cui ti senti più a tuo agio!

Se preferisci la carta, ti divertirai a scrivere la tua “to do list” sul tuo taccuino preferito! Puoi anche utilizzare un modello colorato da stampare per motivarti. Puoi trovarne diversi nella nostra parte “Template da scaricare” sul sito web.

Se sei più digitale, conosci la nostra app Quo Vadis? Con questa app agenda digitale, ottimizza le tue giornate e semplificati la vita dando delle priorità al tuo tempo. Su questa app, scopri più di 10 diverse visualizzazioni temporali. Il meglio del meglio, quando sei dipendente dagli elenchi, l’ideale è la visualizzazione “Le mie attività”. Ti dà una panoramica di tutti i compiti della giornata! Puoi aggiungere promemoria e scadenze per svolgere le tue azioni, molto pratica per chi ama la precisione e la velocità di un’applicazione che ti segue ovunque!

4 / Stimare il tempo per ogni attività nell’elenco

Una “to do list” efficace è un elenco in cui si specifica una durata per eseguire le attività. Quindi, ti dà un quadro della situazione, come un planning in un’agenda. In un giorno lavorativo di 8 ore, pensa di prevedere nella tua “to do list ” da 1 a 2 ore per gli imprevisti. Lo sai, in un giorno, ce ne sono sempre …

5 / Raggruppa le tue liste nel tuo Bullet Journal

Quando svuoti la testa con le tue “to do list”, alcune informazioni possono “inquinare” la tua mente. Non si tratta di “cose da fare” molto specifiche o urgenti, ma idee che si desidera inserire nella lista. Ad esempio: un elenco di film che vorresti vedere, l’elenco dei vestiti che devi vendere, l’elenco dei luoghi da visitare nella tua regione di adozione … Tutti questi elenchi un po’ originali, che non fanno parte dell’emergenza, inseriscili nel tuo bullet journal! Nel gergo del bullet journal, queste pagine sono chiamate “pagine di elenchi” o “pagine di raccolte”. Dai un’occhiata ad alcune idee sul nostro account Pinterest!

E tu, quali principi applichi quando scrivi la tua “to do list”? Hai qualche consiglio?

Un articolo della Redazione Quo Vadis

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